Funktionärer steg-för-steg

  •  

Denna guide beskriver hur du använder systemet för att ta emot intresseanmälningar från personer som vill vara funktionärer, konverterar dessa till personer i evenemanget och skapar funktionärsscheman.

Innehåll

  1. Aktivera Personalscheman
  2. Konfigurera önskad arbetsuppgift och arbetspass
  3. Skapa arbetsuppgifter och arbetspass
  4. Skapa anmälningsformulär
  5. Hantera registreringar
  6. Acceptera och skapa person
  7. Efter att personen skapats
  8. Schemaläggning

1. Aktivera Personalscheman

  1. Gå till Evenemang i huvudmenyn och öppna ditt evenemang.
  2. Gå till Inställningar för evenemanget.
  3. Klicka på fliken Personal.
  4. Aktivera funktionen Personalscheman.

Tips: Om fliken Personal inte syns är funktionen inte aktiverad för ditt konto. Kontakta administratören.

2. Konfigurera önskad arbetsuppgift och arbetspass

Om du vill att funktionärer ska kunna ange vilken arbetsuppgift och vilka dagar de önskar att arbeta:

  1. Gå till Inställningar → Personal → Inställningar.
  2. Bocka för Önskad arbetsuppgift – låter personen ange vilken uppgift de vill ha.
  3. Bocka för Önskade arbetspass – låter personen ange vilka dagar de är tillgängliga.
  4. Klicka på Spara inställningar.

image

Obs: Denna information visas sedan i schemaläggningsvyn som en blå badge "Önskad dag" och hjälper dig att prioritera vilka som får pass. Om du skapar ett formulär med fält för arbetsuppgift och arbetspass kan dessa värden följa med automatiskt när du konverterar registrering till person.

3. Skapa arbetsuppgifter och arbetspass

Innan du kan schemalägga måste du skapa de uppgifter och pass som finns att välja på.

Arbetsuppgifter

  1. Gå till Inställningar → Personal → Arbetsuppgifter.
  2. Skapa de olika arbetsuppgifter som ska finnas (t.ex. "Kassa", "Info", "Scen").
  3. Du kan skapa underuppgifter eller ange att en arbetsuppgift enbart ska vara tillgänglig för vissa grupper.

Arbetspass

  1. Gå till Inställningar → Personal → Arbetspass.
  2. Skapa arbetspassen. Enklast är att ange varje dag som ett arbetspass – mer exakta tider sätts sedan vid schemaläggningen.

4. Skapa anmälningsformulär

  1. Gå till Formulär i menyn under evenemanget.
  2. Skapa ett nytt formulär eller redigera ett befintligt.
  3. Lägg till fält som du behöver: namn, e-post, telefon, foto m.m.
  4. Om du aktiverat önskad arbetsuppgift och arbetspass (steg 2), lägg till fält av typen Arbetsuppgift och Arbetspass – dessa värden följer med till personen vid konvertering.
  5. Gå till Inställningar för formuläret.
  6. Under Registreringsstatus – välj Väntande. Då hamnar nya anmälningar i status Väntande och du kan manuellt bestämma vilka som ska accepteras.
  7. Under Konvertera till person – välj hur grupptilldelning ska fungera:
    • Individuell – du väljer grupp för varje person när du accepterar.
    • Grupp – alla placeras i samma grupp (välj vilken under inställningarna).

Läs mer om formulär i Formulär.

5. Hantera registreringar

  1. Öppna formuläret för anmälan (eller dela länken till det).
  2. När anmälningar kommer in går du till Formulär → välj formuläret → Registreringar.
  3. Klicka på en registrering för att se detaljer.

image

Knappar beroende på status

Status Tillgängliga åtgärder
Väntande Acceptera registrering – sätter status till Accepterad utan att skapa person. Acceptera och skapa person – skapar person i evenemanget (rekommenderas för funktionärer). Markera som avslagen – avvisar anmälan.
Accepterad Om person inte skapats: Acceptera och skapa person. Om person redan skapats: länk till personen visas.
Avslagen –

6. Acceptera och skapa person

För att konvertera en registrering till en person i evenemanget:

  1. Öppna registreringen.
  2. Klicka på Acceptera och skapa person.

Om grupptilldelning är individuell

En modal öppnas där du väljer vilken grupp personen ska placeras i.

image

Välj grupp och klicka på Skapa person.

Om grupptilldelning är grupp

Personen skapas direkt och placeras i den grupp du valt under formulärets inställningar.

Obs: Om du lagt till fält för arbetsuppgift och arbetspass i formuläret, och mappat dessa i Fältmappning under formulärets inställningar, följer dessa värden med till personen. De visas sedan i schemaläggningsvyn.

7. Efter att personen skapats

När en person har skapats finns denna:

  • Sökbar under Personer i evenemanget.
  • Du kan skriva ut ackrediteringsbricka eller tilldela armband (beroende på vilken setup ni använder).
  • Under Personaluppgifter kan du redigera uppgifter, lägga till arbetspass och skicka schemat via e-post.

8. Schemaläggning

När personerna är skapade kan du schemalägga dem. Det enklaste är att använda gruppschemaläggningen under Personalscheman.

Se den fullständiga guiden: Schemaläggning av personal.

Klart!

Du har nu en komplett flöde från intresseanmälan till schemalagd funktionär.